Scarto di materiale bibliografico

La gestione delle raccolte da parte delle biblioteche comporta periodiche revisioni del patrimonio che possono comprendere lo scarto di materiale bibliografico.

Il Codice dei Beni culturali include lo scarto tra le attività soggette a tutela e che necessitano di autorizzazione preventiva (art. 21, c. 1, lett.d).

In particolare, deve essere autorizzato preventivamente lo scarto di monografie, periodici e altro materiale librario appartenente a biblioteche pubbliche e biblioteche private notificate, ad eccezione delle raccolte correnti delle biblioteche degli enti locali, costituite esclusivamente al fine di garantire le esigenze d’istruzione, formazione, svago e crescita personale dei suoi utenti e che non comprendano opere che rivestono carattere di rarità e pregio (art. 10, c. 2.)
 

QUALI BIBLIOTECHE DEVONO CHIEDERE L’AUTORIZZAZIONE

• le biblioteche della Regione, delle Province e dei Comuni
• le biblioteche delle Aziende sanitarie
• le biblioteche scolastiche e universitarie
• tutte le altre biblioteche di proprietà di enti pubblici, territoriali e non
• le biblioteche o raccolte appartenenti a soggetti privati che siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale

ATTENZIONE: la procedura di scarto non è prevista per i soggetti privati senza fine di lucro (quali fondazioni, associazioni, istituzioni religiose), né per proprietari di biblioteche o raccolte che NON siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale. Tuttavia, l’eventuale eliminazione di materiale dalle collezioni di questi enti esige la preliminare verifica della sussistenza dell’interesse culturale prevista dall’art. 12 del Codice dei Beni culturali.

Al fine di individuare correttamente il materiale per il quale è necessaria la preventiva autorizzazione allo scarto da parte dell’Ufficio Sovrintendenza beni librari, si sono elaborati i "criteri per lo scarto" [file .pdf, 22 KB].
 

ITER

1. Nel caso in cui secondo tali criteri sia necessaria l’autorizzazione preventiva allo scarto, la Biblioteca procedente invia all’Ufficio Sovrintendenza beni librari la proposta di scarto avendo cura di indicare:

• motivazioni (sia rispetto al materiale - obsolescenza? incongruità? materiale danneggiato? … - che alle esigenze della biblioteca (necessità di liberare spazio...);
• criteri adottati (scarto materiale in più copie, materiale comunque presente in altre biblioteche del territorio...);
• esito (macero? “Mercatino”? Trasferimento ad altri istituti / enti?) 

Alla domanda vanno allegati gli elenchi del materiale utilizzando preferibilmente il  “Modello per le liste di scarto” [file .rtf compresso, 9 KB] predisposto.
 

2. Ricevuta la domanda, l’Ufficio Sovrintendenza Beni librari valuta i seguenti elementi:

• sussistenza o meno delle caratteristiche di rarità e pregio degli esemplari secondo le definizioni sopra riportate, in particolare per le pubblicazioni aventi più di 50 anni e opera di autore non più vivente;
• relazione delle pubblicazioni con il territorio di riferimento;
• stato di conservazione: il fatto che gli esemplari siano gravemente danneggiati e ormai inservibili costituisce un elemento favorevole al rilascio dell’autorizzazione anche in deroga al concetto di rarità, purché sia riscontri la presenza di almeno una localizzazione a livello nazionale, preferibilmente regionale;
• presenza di altre copie nella stessa biblioteca, nella stessa rete di appartenenza o in ambito regionale, con particolare riguardo al possesso dell’opera da parte di biblioteche capoluogo di provincia, di conservazione, universitarie, speciali;
• integrità delle collane e dei seriali;
• caratteristiche della biblioteca proponente, il suo ruolo nell’ambito della rete di appartenenza e del territorio di riferimento, la sua vocazione (biblioteca di conservazione, biblioteca speciale, didattica, di pubblica lettura, capofila di rete, capoluogo di provincia …);
• esigenze della biblioteca proponente esplicitate nella richiesta di autorizzazione;
• esito dello scarto: è necessario che la biblioteca proponente indichi cosa intende fare del materiale scartato. Per il rilascio dell’autorizzazione può essere infatti dirimente sapere se il materiale è destinato al macero, alla vendita o reso disponibile per doni o scambi;

Successivamente:

1. valuta la possibilità che il materiale scartato possa trovare accoglienza presso altre istituzioni in grado di conservarlo e/o valorizzarlo;
2. può effettuare sopralluoghi per verificare le caratteristiche e le condizioni degli esemplari;
3. individua le opere per le quali è autorizzato lo scarto senza condizioni o per le quali è autorizzato a condizione che siano trasferiti altrove;
4. rilascia l’autorizzazione o motiva l’eventuale diniego entro 60 giorni dal ricevimento della domanda.

3. La Biblioteca:

• ricevuta l’autorizzazione, con delibera /determina provvede alla sdemanializzazione del materiale descritto negli elenchi;
• annulla sui documenti timbri e numeri di inventario/ingresso, preferibilmente indicando anno e atto di riferimento;
• aggiorna il registro d’ingresso cartaceo, il catalogo informatico e l’Opac;
• scarta (alienando, trasferendo, mandando al macero) il materiale sdemanializzato.

nota:
A questi proposito può essere utile segnalare, come criterio generale di riferimento, l’indicazione fornita nelle Linee guida per la revisione delle collezioni delle biblioteche della provincia di Piacenza curate dal Polo Bibliotecario Piacentino (http://www.biblioteche.piacenza.it/bibliotecari/documenti/altri-documenti/2010-Linee%20guida%20per%20la%20revisione%20delle%20collezioni.pdf) : “è da segnalare il bisogno di mantenere almeno un esemplare di ogni documento in bacini bibliografici di riferimento differenziati a seconda della tipologia del documento:
- locale, per quanto riguarda i documenti prodotti e pubblicati localmente o che interessano il territorio specifico, allo scopo di consentire alla biblioteca locale di raccogliere e conservare la documentazione relativa al territorio di riferimento;
- provinciale per quanto riguarda la narrativa, i classici delle varie discipline, la pubblicistica locale, ecc.;
- regionale per quanto riguarda la saggistica di base […] con particolare riferimento alle università […];
- nazionale per quanto riguarda la pubblicistica minore o con caratteristiche speciali.”