Le Disposizioni per la gestione del flusso documentale (DGR 3648/2003 - ALL.B)

Le Disposizioni organizzano la gestione dei documenti nelle Strutture Regionali dal momento della loro produzione, acquisizione e registrazione a protocollo, fino alla loro fascicolazione ed archiviazione.

Con tale atto vengono, infatti, definiti:

• le collocazione funzionali degli attori del sistema 
• Servizio P.A.G. (Protocollo Archivio Generale)
• Referenti U.O.C.(Unità Organizzative di Coordinamento)
• Addetti U.O.U.(Unità Operative Utenti)
• i rapporti tra le figure di responsabilità previste 
• la distribuzione delle competenze relativamente al coordinamento e la gestione dei flussi documentali.

L'Indice delle Disposizioni

• Principi generali;
• Strutture organizzative e loro ruoli;
• Produzione dei documenti;
• Fasi di protocollazione;
• Registrazione e trattamento dei documenti;
• Classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti;
• Accesso ai dati e ai documenti;
• Funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti;
• Norme finali e transitorie.

Viene demandata a successive determinazioni del Servizio PAG, la definizione di:

• piani di classificazione e selezione dei documenti e di formazione e gestione dei fascicoli;
• modalità tecnico-operative per l'espletamento delle procedure di registrazione, assegnazione, smistamento e archiviazione dei documenti;
• modalità tecnico-operative per il trattamento dei documenti informatici e l'archiviazione e conservazione digitale;
• modalità di trattamento di particolari tipi di documenti.

Responsabilità e ruoli Servizio Protocollo ed Archivio Generale (Servizio PAG)

Relativamente al sistema di protocollo:

• Attribuisce le autorizzazioni all'accesso al sistema distinte tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento/modifica;
• Garantisce il buon funzionamento del sistema (registro di emergenza, salvataggio dati, annullamento registrazioni).

• E' responsabile della tenuta e corretta gestione dell'Archivio Generale;
• Garantisce la consultabilità degli atti depositati alle Strutture Regionali interne e ai soggetti esterni che ne facciano richiesta ai sensi L. 241/1990 o per motivi di studio D.Lgs. 42/2004;
• Cura i rapporti con gli organi dello Stato preposti alla vigilanza in materia di gestione e conservazione degli archivi.

I referenti presso le Unità Organizzative di Coordinamento (UOC):

• Esercitano compiti di coordinamento e di vigilanza unitamente al Servizio P.A.G. e all'interno della UOC stessa;
• Comunicano al Servizio P.A.G. i soggetti abilitati all'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti;
• Propongono eventuali correttivi tecnici per una maggior integrazione tra sistema di gestione informatica dei documenti e attività specifica delle Strutture;
• Vigilano sulla corretta formazione dei fascicoli e propongono le procedure di versamento/scarto;
• Garantiscono la correttezza delle procedure di accesso agli atti.

Le Unità Operative Utenti (UOU):

• Effettuano le registrazioni a protocollo;
• Creano e gestiscono i fascicoli nell'archivio corrente della Struttura;
• Ricercano dati, accedono alla visione dei documenti archiviati.

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