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Il manuale di gestione dei documenti cartacei
Con il manuale di gestione dei documenti cartacei in vigore da Luglio 2005, è stata regolamentata la fase di produzione e acquisizione dei documenti in partenza, in arrivo e interni al sistema informatico di gestione dei flussi documentali attraverso una dettagliata descrizione delle corrette procedure di protocollazione dei documenti presso le Strutture Regionali.
La Struttura del Manuale
Prima parte: gli obiettivi, gli ambiti di applicazione e le definizioni preliminari.
Seconda parte: il Registro Informatico di Protocollo. Generalità.
Terza parte: il documento. Definizione e caratteristiche.
Quarta parte: il flusso documentale in partenza.
Quinta parte: il flusso documentale in arrivo.
Sesta parte: il flusso documentale interno.
Fattori di qualità:
Certificazione giuridico-probatoria di tutti gli elementi che, oltre a numero e data di registrazione, concorrono a definire il profilo informatico e gestionale del documento protocollato: ad esempio data e ora di arrivo del documento in entrata, assegnatari, attribuzione di responsabilità nell'aggiornamento dei dati.
Viene tracciata:
- tutta la successione cronologica della condivisione tra più Strutture Regionali dei documenti registrati;
- la creazione di collegamenti tra i diversi documenti, ai fini della creazione del fascicolo;
- l'inserimento di dati relativi alla gestione del documento nelle sue relazioni con documenti riguardanti la medesima attività.
Manuale di gestione - Regione Veneto (agg.2008) [pdf - 231 Kb]
Data ultimo aggiornamento: 14 gennaio 2014