In tema di Dematerializzazione

La dematerializzazione, ossia l’eliminazione della carta nei procedimenti amministrativi, è un processo complesso che coinvolge molteplici aspetti culturali e organizzativi prima ancora che tecnologici. La “cultura della carta” è radicata profondamente nella pubblica amministrazione.

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Questa cultura si sta lentamente modificando: la firma digitale, la posta certificata, i sistemi documentali, la conservazione sostitutiva, sono stati gradualmente introdotti nel panorama normativo italiano (Codice dell'Amministrazione Digitale).

La Regione del Veneto mette a disposizione degli enti locali veneti una serie di servizi per favorire la dematerializzazione dei processi amministrativi ed ha approvato un provvedimento che apre la strada alla stipula di un accordo con il quale gli enti veneti, possibilmente raggruppati attraverso centri servizi territoriali o altre forme di aggregazione.
 
Nel disegnare il processo di rinnovamento della P.A. il legislatore ha posto la dematerializzazione dei documenti prodotti dagli Enti quale elemento fondamentale di razionalizzazione delle spesa e di efficienza della P.A.

La spinta verso la dematerializzazione sta producendo milioni di documenti informatici che devono essere conservati secondo i principi e le norme dell'archivistica ma molti Enti sono impreparati ad affrontare questo cambiamento per mancanza di competenze e di risorse.

Nel contempo Regione del Veneto ha da tempo avviato un percorso di sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente informatico, in attuazione della normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di efficienza, semplificazione e trasparenza.

Tale percorso, che ha interessato sia gli aspetti organizzativi sia quelli informatici della dematerializzazione, fornisce all'Amministrazione Regionale Veneta un'esperienza fondamentale per indirizzare, promuovere e supportare le iniziative legate a questo tema presso gli Enti Locali.

La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura: difficoltà interpretative delle diverse norme; scarsa diffusione di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici e per la loro gestione; limitata e in alcuni casi assente integrazione tra i diversi strumenti che presiedono ai vari step del processo documentale.

Si consideri inoltre che la materia in questione è complessa, in continua evoluzione, e mette in difficoltà soprattutto i piccoli enti che non dispongono di competenze approfondite oltre che di risorse economiche.

Molti di questi utilizzano la posta certificata e poi stampano messaggi e documenti, procedendo alla protocollazione e archiviazione cartacea. E' di tutta evidenza, quindi, che il passaggio dal vecchio sistema "cartaceo" al nuovo "digitale", deve essere accompagnato da un'evoluzione dell'organizzazione e da una revisione dei processi interni.

È richiesta una crescita culturale, una consapevolezza della direzione intrapresa, una formazione adeguata, un supporto professionale che garantiscano il reale successo di questa rivoluzione chiamata dematerializzazione.

Gli Enti pubblici producono e trattano documenti simili, la cui dematerializzazione è bene avvenga sempre allo stesso modo, ossia con gli stessi formati, le stesse informazioni descrittive - quelli che vengono definiti ‘metadati' – e le medesime regole di conservazione, come ad esempio la durata di permanenza in archivio.

E' necessario quindi evitare approcci disomogenei (una delibera è sempre una delibera, va archiviata e conservata sempre allo stesso modo) e in questo contesto può risultare vincente mettere a fattore comune le conoscenze e pensare ad un servizio svolto su grande scala.

Diventa strategico il governo dei processi di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale al fine di garantire nel tempo l'integrità e la reperibilità dei documenti.

Per tali motivi la Regione del Veneto già da tempo ha avviato una serie di iniziative volte a supportare gli Enti veneti nel citato processo di dematerializzazione attraverso:

• la messa a disposizione in favore di tutti gli Enti Locali veneti di una serie di servizi (alcuni gratuiti ed altri a pagamento) a supporto dei processi di dematerializzazione documentale: firma digitale, posta elettronica certificata, conservazione sostituiva, formazione, supporto e affiancamento.
   
• il Protocollo d'Intesa tra la Regione del Veneto ed i Centri Servizi Territoriali del Veneto per lo sviluppo di progettualità e di collaborazioni nell'ambito dell'e−Governement e della Società dell'Informazione.
   
• le Convenzioni integrative al Protocollo d'intesa di cui sopra per la realizzazione, da parte dei 4 Centri Servizi Territoriali firmatari, di un progetto di dematerializzazione completa di uno o più flussi documentali.