Il manuale di gestione dei documenti cartacei

Con il manuale di gestione dei documenti cartacei in vigore da Luglio 2005, è stata regolamentata la fase di produzione e acquisizione dei documenti in partenza, in arrivo e interni al sistema informatico di gestione dei flussi documentali attraverso una dettagliata descrizione delle corrette procedure di protocollazione dei documenti presso le Strutture Regionali.

La Struttura del Manuale

Prima parte: gli obiettivi, gli ambiti di applicazione e le definizioni preliminari.

Seconda parte: il Registro Informatico di Protocollo. Generalità.

Terza parte: il documento. Definizione e caratteristiche.

Quarta parte: il flusso documentale in partenza.

Quinta parte: il flusso documentale in arrivo.

Sesta parte: il flusso documentale interno.

Fattori di qualità:

Certificazione giuridico-probatoria di tutti gli elementi che, oltre a numero e data di registrazione, concorrono a definire il profilo informatico e gestionale del documento protocollato: ad esempio data e ora di arrivo del documento in entrata, assegnatari, attribuzione di responsabilità nell'aggiornamento dei dati.

Viene tracciata:

• tutta la successione cronologica della condivisione tra più Strutture Regionali dei documenti registrati;

   

• la creazione di collegamenti tra i diversi documenti, ai fini della creazione del fascicolo;

   

• l'inserimento di dati relativi alla gestione del documento nelle sue relazioni con documenti riguardanti la medesima attività.

Manuale di gestione - Regione Veneto (agg.2008) [pdf - 231 Kb]