Regione del Veneto

Scarto di materiale bibliografico

La gestione delle raccolte da parte delle biblioteche comporta periodiche revisioni del patrimonio, che possono comprendere lo scarto di materiale bibliografico.

Il Codice dei Beni culturali include lo scarto tra le attività soggette a tutela e che necessitano pertanto di autorizzazione preventiva (art. 21, c. 1, lettera d).

In particolare deve essere autorizzato preventivamente lo scarto di monografie, periodici e altro materiale librario appartenente a biblioteche pubbliche e a biblioteche private notificate.

Quali biblioteche devono chiedere l’autorizzazione

• le biblioteche della Regione, delle Province e dei Comuni (ad eccezione di quanto indicato al paragrafo successivo)
• le biblioteche delle Aziende sanitarie
• le biblioteche scolastiche e universitarie 
• tutte le altre biblioteche di proprietà di enti pubblici, territoriali e non
• le biblioteche o raccolte appartenenti a soggetti privati che siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale

In quali casi non è prevista l’autorizzazione 

Non è soggetto ad autorizzazione lo scarto riguardante le raccolte correnti delle biblioteche degli enti locali, costituite esclusivamente al fine di garantire le esigenze d’istruzione, formazione, svago e crescita personale dei suoi utenti e che non comprendano opere che rivestono carattere di rarità e di pregio (art. 10 , c. 2, lettera c del Codice).

La procedura dello scarto non è prevista per i soggetti privati senza fini di lucro (quali fondazioni, associazioni, istituzioni religiose), né per proprietari di biblioteche o raccolte che non siano state dichiarate di eccezionale interesse culturale.

Quale documentazione deve essere presentata

Devono essere presentate una relazione nella quale si illustrino i criteri adottati e gli elenchi di opere proposte per lo scarto, distinti tra monografie e periodici.

• Criteri
• Schema per monografie e periodici

Ruolo della Sovrintendenza e rilascio dell’autorizzazione

L’Ufficio Sovrintendenza:

• valuta le proposte di scarto in relazione alla natura e alle caratteristiche della raccolta e in relazione all’interesse culturale, alla rarità e alla presenza del singolo bene in altre biblioteche dell’area della regione o della nazione
• individua le opere delle quali è autorizzato lo scarto a condizione che siano trasferite ad un’altra raccolta pubblica 
• indica le opere delle quali è autorizzato lo scarto senza alcuna condizione.    

L’Ufficio Sovrintendenza può effettuare sopralluoghi per verificare le caratteristiche e le condizioni degli esemplari. Per questa ragione il materiale deve rimanere accessibile sino alla conclusione della procedura.

Operazioni successive all’autorizzazione

Ad autorizzazione ottenuta, il soggetto proprietario dispone liberamente delle proprie opere. Si ricorda comunque che:

• le opere di proprietà di Comuni, Province e Regione devono essere sdemanializzate, prima di essere alienate o distrutte
• devono essere aggiornati inventario e registro di ingresso apponendo, in corrispondenza di ciascun titolo, le annotazioni “eliminato” oppure “trasferito ad altro istituto” oppure “scaricato” o altre analoghe, seguite dall’anno e dal riferimento all’atto amministrativo
• sui materiali dovranno essere annullati timbri di appartenenza e numero di inventario e/o di ingresso
• se la scheda dell’opera scartata è inserita in un catalogo informatico, l’opac dovrà essere opportunamente aggiornato.